Nid dull asesu ar-lein yn unig yw'r Traciwr ond mae'n fframwaith y gellir ei lawrlwytho, gweithio gyda'i gilydd ac o bosibl ei addasu neu ei ymestyn. Efallai y byddwch yn ei ddefnyddio i helpu i lywio trafodaethau anffurfiol gyda chydweithwyr neu mewn ffordd fwy strwythuredig: e.e. gweithdy adolygu gyda hwylusydd annibynnol.

Weithiau bydd pobl sy'n gweithio yn yr un maes neu mewn meysydd cysylltiedig yn anghytuno ar eu hasesiad o alluoedd digidol eich sefydliad. Gall deall y rhesymau dros eu safbwyntiau gwahanol ddarparu mewnwelediadau diddorol iawn a allai helpu i fireinio eich strategaeth, eich cynllunio a'ch cyfathrebu. Felly, mae rhoi amser a lle i alluogi safbwyntiau i gael eu rhannu'n rhydd ac i annog lleisiau anghytûn yn gallu bod yn rhan bwysig o ddefnyddio'r Traciwr yn effeithiol.

Dyma rai senarios enghreifftiol ar gyfer ei ddefnyddio:

Asesiad cynhwysfawr: pob maes yn fanwl

Dyma'r defnydd mwyaf helaeth o'r Traciwr. Gallai asesiad cynhwysfawr ffurfio rhan o'ch cylch cynllunio busnes blynyddol neu fod yn baratoad defnyddiol ar gyfer creu strategaeth a chynllun gweithredu digidol ar draws y sefydliad. O ystyried ehangder y gweithgareddau a gwmpesir gan y Traciwr, mae'r math hwn o asesiad yn debygol o gynnwys gwahanol bobl ac efallai sawl cylch o adolygu mewnol. Felly, caniatewch ddigon o amser ar gyfer y broses.

Cam un: Adolygwch y disgrifiadau o bob un o'r 12 maes gweithgaredd yn y Traciwr. Gall fod yn glir ar unwaith y gallwch farcio rhai fel "ddim yn berthnasol" i'ch sefydliad a gallwch wedyn sgipio'r rhain.

Cam dau:adolygu'r gweithgareddau ym mhob maes sy'n berthnasol i'ch sefydliad neu a allai wneud hynny. Yna, nodwch pa bobl yn eich sefydliad sy'n gyfrifol am reoli a chyflawni elfennau digidol y gweithgareddau hyn. Gall strwythur eich rolau a'ch cyfrifoldebau ddilyn llinellau tebyg i feysydd y Traciwr, neu gallant fod yn wahanol. Mae hyn yn golygu y gallai fod angen i rai pobl roi mewnbwn ar draws sawl maes ac efallai y bydd angen cyfraniadau gan nifer o bobl i greu darlun llawn o'r hyn sy'n digwydd mewn un ardal.

Cam tri:Cynlluniwch sut rydych yn mynd i gasglu gwybodaeth a sgoriau cyfredol/targed gan y bobl sy'n gyfrifol am elfennau digidol gwahanol ardaloedd a gweithgareddau. Bydd dulliau o wneud hyn yn amrywio yn dibynnu ar eich sefydliad, ond efallai y byddwch am ystyried fformat gweithdy, sy'n galluogi pobl i gydweithredu ar asesiadau, cytuno ar sgoriau ac archwilio rhesymau pam y gallai eu safbwyntiau fod yn wahanol.

Cam pedwar:Sicrhewch fod gan eich cyfranwyr ddealltwriaeth glir o sut mae'r sgoriau olrhain yn gweithio a beth mae'r gwahanol lefelau aeddfedrwydd yn ei olygu. Ar gyfer pob gweithgaredd, anogwch bobl i ddarllen y nodiadau ar "yr hyn rydym yn ei olygu wrth y gweithgaredd hwn", "agweddau digidol i'w hystyried" a "gweld hefyd", felly mae ganddynt ddealltwriaeth glir o gwmpas yr hyn y maent yn ei asesu. Gellir marcio unrhyw weithgareddau sy'n "amherthnasol" fel y cyfryw ac wedi hepgor. Yna gellir ychwanegu sgorau a nodiadau y cytunwyd arnynt ar gyfer yr holl weithgareddau perthnasol at y Traciwr ar-lein.

Cam pump: ar ôl i'r holl ddata gael ei fewnbynnu a'i adolygu, rhannwch yr adroddiadau gyda rheolwyr perthnasol a rhanddeiliaid eraill i lywio'r cynllunio o amgylch y camau nesaf.

Adolygiad cyfnodol: asesu cynnydd

Os ydych eisoes wedi cwblhau asesiad cychwynnol, yn ddelfrydol byddwch yn ailedrych ar y Traciwr yn achlysurol i asesu cynnydd yn erbyn y targedau a osodwyd gennych.

Cam un: yn y dangosfwrdd, crëwch gopi o'r adroddiad olrhain blaenorol er mwyn i chi allu diweddaru'r adroddiad gyda'ch statws diweddaraf, heb orfod gosod popeth i fyny o'r dechrau.

Cam dau: ail-edrychwch ar ddisgrifiadau pob un o'r 12 activity areasmaes gweithgaredd yn y Traciwr. A oes unrhyw feysydd a oedd yn flaenorol yn "amherthnasol" y dylent bellach fod, neu rai a oedd yn "berthnasol", ond nad ydynt yn berthnasol mwyach. Os felly, gwnewch y newidiadau hyn i'r ardaloedd a hefyd i'r cwestiynau ym mhob ardal. Dylech hefyd adolygu'r dudalen proffil sefydliad i weld a oes angen diweddaru unrhyw rai o'ch atebion am faint eich sefydliad neu'r mathau o weithgareddau

Cam tri: adolygwch y gweithgareddau, y sgorio a'r nodiadau ym mhob ardal, gan bennu statws newydd a sgorau targed a diweddaru eich cynlluniau. Fel yn eich adroddiad cyntaf, dylai eich adolygiad gynnwys yr ystod ymarferol ehangaf o randdeiliaid, er mwyn i chi gael safbwyntiau gwahanol a gallu sicrhau bod eich asesiad yn wrthrychol a bod eich gwelliannau targed yn realistig ac yn cynnwys cefnogaeth gan y rhai sy'n gyfrifol am eu gweithredu. Yn y nodiadau sgôr cyfredol, efallai y byddwch hefyd yn nodi sut mae eich perfformiad diweddar o ran y gweithgaredd hwn o gymharu â'r targedau a osodwyd gennych. Mae hwn yn gyfle da i gofnodi unrhyw ffactorau sydd wedi helpu neu lesteirio eich llwyddiant a gallai hynny lywio eich targedau a'ch cynllunio yn y dyfodol.

Cam pedwar: unwaith y bydd yr holl ddata wedi'i fewnbynnu a'i adolygu, rhannwch yr adroddiadau â rheolwyr perthnasol a rhanddeiliaid eraill a dechreuwch gam nesaf eich cynnydd digidol.

Adolygiad â chanolbwynt penodol: dim ond un neu ddau faes

Defnyddiwch y dull hwn os ydych am ganolbwyntio ar asesu un maes o weithgareddau digidol. Er enghraifft, efallai y byddwch am adolygu elfennau digidol marchnata neu eich rhaglen ddiwylliannol yn unig.

Cam un: Adolygwch y gweithgareddau yn ardal graidd y Traciwr yr ydych yn canolbwyntio arno. Darllenwch y nodiadau ar "beth rydym yn ei olygu wrth y gweithgaredd hwn" ac "agweddau digidol i'w hystyried", fel eich bod yn deall cwmpas pob gweithgaredd.

Dylech hefyd edrych ar unrhyw eirdaon a restrir o dan "gweler hefyd", rhag ofn y bydd gweithgareddau mewn meysydd eraill sy'n berthnasol i'ch adolygiad. Cofiwch, efallai na fydd y ffordd y mae gweithgareddau'n cael eu grwpio yn y 12 maes gweithgarwch yn y Traciwr yr un fath â sut maen nhw wedi'u strwythuro yn eich sefydliad. Gallai rôl unigolyn neu dîm gwmpasu sawl maes yn y Traciwr a gallai fod angen i'ch adolygiad wneud yr un fath. Dylech ystyried yn arbennig a yw'r gweithgareddau yn y "strategaeth a llywodraethu" yn berthnasol, gan fod y rhain yn tueddu i effeithio ar bob math o weithgarwch digidol.

Cam dau: marciwch "ddim yn berthnasol" ar unrhyw feysydd nad ydynt yn rhai craidd lle rydych wedi nodi nad oes unrhyw weithgareddau perthnasol. Byddwch yn cael eich gadael gyda'r maes (au) craidd rydych chi am eu hadolygu, ac efallai rhai meysydd eraill gydag ychydig o weithgareddau perthnasol cysylltiedig. Marciwch unrhyw weithgareddau amherthnasol yn y meysydd di-graidd hyn fel "ddim yn berthnasol".

Cam tri: nawr mae gennych set gyflawn o weithgareddau i'w hystyried ar gyfer eich adolygiad â chanolbwynt penodol. Gwnewch yr adolygiad, gan osod sgoriau cyfredol a tharged perthnasol ar gyfer pob gweithgaredd a chwblhau'r nodiadau cysylltiedig.

Map gweithgarwch: sgan cyflym o bob ardal

Defnyddiwch y dull hwn i nodi'n gyflym ble mae eich sefydliad wedi neu'n bwriadu cael elfennau digidol yn digwydd mewn gwahanol ardaloedd. Gall hyn helpu i gadarnhau a yw cynlluniau sy'n cynnwys elfennau digidol yn cwmpasu'r holl feysydd y mae angen iddynt eu cael. Gallai hefyd fod yn ffordd ddefnyddiol o wirio bod disgrifiadau swydd ar gyfer staff yn mynd i'r afael â'r holl elfennau digidol sy'n digwydd yn eich sefydliad a bod llinellau cyfrifoldeb yn glir.

Cam un: adolygwch y disgrifiadau o bob un o'r 12 maes gweithgaredd yn y Traciwr. Gall fod yn glir ar unwaith y gallwch farcio rhai fel "ddim yn berthnasol" i'ch sefydliad a gallwch wedyn sgipio'r rhain.

Cam dau: : adolygwch y gweithgareddau ym mhob maes sy'n berthnasol i'ch sefydliad neu a allai wneud hynny. Darllenwch y nodiadau ar "yr hyn rydym yn ei olygu wrth y gweithgaredd hwn" ac "agweddau digidol i'w hystyried" er mwyn i chi ddeall cwmpas pob gweithgaredd. Marciwch unrhyw rai sy'n "amherthnasol" a sgipio'r rhain. Mae hyn wedyn yn rhoi rhestr o weithgareddau i chi ar draws eich sefydliad lle rydych wedi, neu'n bwriadu cael, elfennau digidol yn digwydd.

Cam tri: defnyddiwch y meysydd nodiadau i ddangos pwy sy'n gyfrifol am reoli'r elfennau digidol ym mhob maes/gweithgaredd ac i grynhoi'r hyn sy'n digwydd. Yna mae gennych fap gweithgarwch digidol ar gyfer eich sefydliad. Nid oes gofyniad i ddefnyddio'r swyddogaeth sgorio gyfredol neu darged yn y senario hwn.

Os nad ydych chi eisoes, rydym yn argymell darllen ein Canllaw Cyflym i ddefnyddio'r Traciwr.